A iniciativa de organizar o Arquivo partiu do curso oferecido pela Prefeitura Municipal de Garça, realizado nos dias 26 e 27/07/2017, na sede da Secretaria de Educação, com carga horária de 06 horas-aulas, onde foram abordados temas e conceitos básicos sobre arquivo e arquivamento, realizado por alguns servidores da Autarquia representando os setores.
O arquivo que guarda informação produzida pela Autarquia desde o final da década de 60 encontrava-se bastante desorganizado, devido a um acidente ocorrido no ano passado com as prateleiras, após o qual não havia sido possível dedicar servidores especificamente para a sua organização sem atrapalhar o andamento dos serviços.
Aproveitou-se o feriado prolongado de Finados para nos dias 02, 03 e 04/11/2017 com a colaboração de 08 servidores designados para organização da documentação, limpeza e organização do espaço físico. Foram substituídas as caixas-arquivo deterioradas, bem como etiquetadas todas as caixas, conforme padrão estabelecido.
As prateleiras foram redistribuídas, de forma que viesse a aproveitar melhor o espaço, proporcionando conforto visual e facilidade de localização dos arquivos, através de croqui desenhado pela estagiária do Departamento de Engenharia LARISSA JULIÃO DOS SANTOS JORGE, estudante do curso Arquitetura e Urbanismo.
A Organização do Arquivo, que é um processo contínuo e permanente, continuará e deverá contar com a participação da Comissão Permanente de Avaliação de Documentos – CPAD do Município, que é a responsável pelas definições sobre o arquivamento, incluindo do que deve ou não ser descartado e prazo para manutenção de arquivos, além da implantação da metodologia e índice de arquivamento Também contará com o Departamento de Controle, Patrimônio e Arquivo Público da PMG que deverá em visita futura avaliar e colaborar com a organização do local.
Os servidores participantes do trabalho foram CLARICE APARECIDA GOMES, CLAUDIO YOSHIO KOBATA, EDNEIA ALEXANDRE SANTOS, ELIZABETE ALEXANDRE DE SOUZA NEVES, EMERSON ROSA EDUARDO, PAULO ANTONIO DE OLIVEIRA, REJANE MARTINS e SILVIO CEZAR MARQUES, além da estagiária supracitada.
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